60 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland drucken, unterschreiben und tippen Verträge digital in den Computer ein. S T O P P !!! Lese diesen Artikel und spare ab sofort viel Zeit, Geld und Nerven. So geht's!
Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass 60 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland Kundenverträge ausdrucken, von Hand unterschreiben und dann wieder digital in das System eingeben. Das ist eine erschreckende Statistik, wenn man bedenkt, wie viel Zeit und Geld diese Unternehmen sparen könnten, wenn sie ihren Vertragsprozess rationalisieren würden. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf einige der Gründe, warum das so ist und was Unternehmen tun können, um das zu ändern.
Die Studie ergab, dass der Hauptgrund für diesen ineffizienten Prozess darin liegt, dass viele Unternehmen immer noch papierbasierte Systeme für ihr Vertragsmanagement verwenden. Das bedeutet, dass die Beschäftigten Zeit damit verschwenden müssen, Dokumente auszudrucken, sie zu unterschreiben und sie dann wieder in das System einzuscannen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden. Außerdem ist es keine umweltfreundliche Art, Geschäfte zu machen.
Ein weiterer Grund für diese Ineffizienz ist, dass einige Unternehmen immer noch Geräte zur manuellen Unterschriftserfassung verwenden, wie z. B. Unterschriftenpads. Bei diesen Geräten müssen die Beschäftigten die Dokumente physisch unterschreiben, was sehr zeitaufwändig sein kann. Wenn mehrere Beschäftigte ein Dokument unterschreiben müssen, kann es außerdem schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer unterschrieben hat und wer nicht. Das kann zu Verzögerungen bei der Vertragsgenehmigung führen.
Was können Unternehmen also tun, um dies zu ändern? Der erste Schritt ist die Umstellung auf ein digitales Vertragsmanagementsystem. Damit kannst du deine Verträge elektronisch verwalten, was dir Zeit und Geld spart. Außerdem kannst du so Fehler vermeiden und den Genehmigungsprozess beschleunigen. Wenn du dir nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, gibt es viele gute Möglichkeiten, die dir den Einstieg in die digitale Vertragsverwaltung erleichtern können.
Eine weitere Möglichkeit, deinen Vertragsprozess zu verbessern, ist die Investition in eine eSignatur-Software. Mit dieser Software kannst du Unterschriften elektronisch einholen, sodass du keine Zeit mehr mit dem Ausdrucken von Dokumenten oder dem Einholen von Unterschriften durch Mitarbeiter/innen vergeuden musst. eSignaturen sind in vielen Ländern rechtsverbindlich, sodass du sicher sein kannst, dass deine Verträge gültig und durchsetzbar sind. Außerdem sind sie eine viel effizientere Art, Geschäfte zu machen!
Fazit
Wenn dein Unternehmen immer noch papierbasierte oder manuelle Vertragsprozesse verwendet, ist es Zeit für einen Wechsel. Die Umstellung auf digitale Verfahren spart dir Zeit und Geld und hilft dir, deinen Genehmigungsprozess zu optimieren. Die Investition in eine eSignatur-Software ist ein guter Einstieg in die digitale Vertragsverwaltung und wird deinem Unternehmen mit Sicherheit zu mehr Effizienz verhelfen!
